Guia para contratar um operador de vending

A disponibilização de máquinas de venda automática de bebidas e alimentos é uma realidade cada vez mais atual nas unidades de saúde.

Este tipo de equipamentos está sempre disponível para os utilizadores, constituindo para as unidades de saúde uma forma de fornecer uma amenidade a todos aqueles, que por diversos motivos, têm de se manter nas suas instalações por períodos de tempo mais ou menos prolongado.

Não abordaremos questões relacionadas com falhas no equipamento, responsabilidade de cada uma das partes, ou a questão das receitas, já abordadas, e bem, em números anteriores.

Caderno de Encargos

A contratação de serviços de vending, deverá ser suportada por um caderno de encargos que define:

• Tipologia de máquinas/equipamentos a colocar e respetiva quantidade;
• Forma de abastecimento das máquinas/equipamentos;
• Manutenção das máquinas/equipamentos;
• Forma de limpeza e de manutenção das condições de higiene de utilização das máquinas/ equipamentos;
• Forma de resposta a reclamações dos utilizadores, num prazo não superior a 24 horas.

Proposta

Na proposta apresentada pelo prestador de serviços, deverão constar os seguintes elementos:

• Denominação legal da empresa, morada da sede social, número de contribuinte, número de registo na conservatória comercial e números de telefone e endereço de correio eletrónico para contato;
• Identificação do representante legal da empresa/gestor do contrato, com apresentação do nome completo, função e número de contribuinte;
• Descrição sumária da estrutura organizacional da empresa, com apresentação do organograma, número de máquinas disponíveis, número de viaturas, meios técnicos e humanos para realizar o serviço;
• Seguro de responsabilidade civil;
• Alvará e/ou licenciamento para o exercício da actividade; f)Lista dos preços unitários, com diferenciação de venda ao público e ao utilizador habitual, caso esta situação esteja prevista no caderno de encargos.

Tipologia de máquinas e equipamentos

O tipo de equipamentos é definido por quem contrata, e, existem várias possibilidades. Por exemplo:

• Máquina de bebidas quentes de pequena/grande dimensão com 12/16 seleções com uma autonomia de 300/500 copos;
• Máquina de bebidas quentes de pequena/grande dimensão com 7/12 seleções com uma autonomia de 390/450 unidades;
• Máquina de snacks e produtos frescos de pequena/grande dimensão;

Em todas as máquinas/equipamentos deverá ser indicado o consumo energético e as dimensões das máquinas (altura x largura x profundidade).

A colocação e publicidade nas máquinas/equipamentos, salvo menção às marcas próprias, carecem obrigatoriamente de autorização expressa por parte da unidade de saúde.

Poderá ser ainda prevista a colocação de outros equipamentos adicionais, como sejam mesas e bancos de apoio.

Num processo de contratação de serviços de vending, deverá ser definido um conjunto mínimo de produtos a serem fornecidos para que dessa forma se possa efectuar uma comparação mais eficaz entre as diversas propostas apresentadas.

Com a publicação do despacho nº 7516-A/2016 de 6 de junho, a escolha de produtos ficou definida, não tendo nenhuma das partes que contrata, grande margem de manobra.

É certo que de acordo com os princípios orientadores para máquinas de venda automática de alimentos da Administração Regional de Saúde do Norte:

“A conferência Health Strategies in Europe, realizada em 2007, destacou as doenças crónicas como a primeira causa de morbilidade e mortalidade na região europeia. Os principais fatores de risco apontados foram a hipertensão, o tabaco, o álcool, a hipercolesterolemia, o excesso de peso, a baixa ingestão de frutas e vegetais e a inatividade física. A obesidade é simultaneamente uma doença crónica e um fator de risco. Os serviços de saúde, bem como outras entidades (escolas, autarquias,…), têm um papel importante na promoção da saúde, pelo que têm uma responsabilidade acrescida na oferta alimentar existente nas suas instalações. Os produtos alimentares disponibilizados nas máquinas de venda automática que se encontram colocadas em muitos serviços das referidas entidades, podem condicionar os consumos alimentares dos utentes e profissionais desses serviços. Alguns estudos realizados nos serviços prestadores de cuidados de saúde primários verificaram qua a maioria dos produtos encontrados nas máquinas de venda automática não promoviam escolhas alimentares saudáveis. Existe uma associação positiva entre o consumo de bebidas e alimentos de alta densidade energética e a prevalência da obesidade. A conveniência e a disponibilidade foram referidas, em outros estudos, como fatores importantes que influenciam as opções de compra de alimentos em ambientes de trabalho. A intervenção para o controlo do excesso de peso e a obesidade no local de trabalho, no contexto da promoção da saúde dos trabalhadores, conduz a benefícios, incluindo económicos para a instituição empregadora e para o sistema de saúde. Assim, devem ser desenvolvidas políticas facilitadoras do acesso a alimentos e bebidas saudáveis em contextos adicionais, nomeadamente, nas máquinas de venda automática”.

TABELA I – Adaptado do cartaz informativo da ARS Norte sobre a escolha de alimentos em máquinas de venda automática

Plano de suporte técnico e manutenção preventiva

O suporte técnico deverá decorrer em horário a acordar entre ambas as partes, para evitar situações que podem prejudicar o normal funcionamento dos serviços e o bem-estar dos doentes. Estas operações são: Verificação diária do bom funcionamento do equipamento; Limpeza diária do equipamento; Remoção diária das borras de café; Reabastecimento diário das máquinas; Limpeza semanal dos tubos com vista à remoção da borra de café; Autolavagem semanal das máquinas; Troca semestral de todos os filtros; Realização de análises bacteriológicas/bromológicas periódicas em periodicidade a definir.

 A manutenção preventiva é um fator a ter em conta, e que demonstra a forma como um prestador de serviços se posiciona face à unidade de saúde. Consistirá na execução de um conjunto de tarefas como: Verificação do estado exterior e dos contadores das máquinas; Proceder à limpeza do moedeiro; Trocar dentes segundo tempo de moagem; Limpeza do doseador de café e tabuleiro; Rever/trocar grupo de café e rever moagem e pastilha de café para sair cremoso; Verificar os estados dos batedores e juntas, grelha, tubo e motor aspirador; Verificar o gotejamento por juntas das válvulas e das juntas da caldeira; Analisar o estado do contentor do açúcar e dos copos dos batedores; Trocar/rever contentor do leite; Proceder à limpeza de roldanas de queda dos copo e proceder à limpeza dos contentores e aspirado o evaporador do equipamento de frio.

Formas de Pagamento

O pagamento dos serviços de vending poderá ser efetuado em moedas e/ou notas.

Existem outras soluções como o pagamento através de um sistema de cartão/chave com possibilidade de recarregamento. Este sistema, apenas aconselhável a utilizadores frequentes permite que cada utilizador carregue o cartão/chave em locai definidos para o efeito.

De entre as vantagens deste sistema, destacamos: Pode ser utilizada em qualquer máquina, dentro e fora da unidade de saúde, desde que do mesmo prestador de serviços; O utilizador escolhe o saldo com que carrega a chave; Evita o inconveniente de não dispor de trocos; Rapidez na aquisição de um produto, uma vez que não se colocam moedas; Favorece em geral, o bom funcionamento do serviço, uma vez que ao utilizar menos o sistema de moedas, existem menos avarias; Pela sua dimensão reduzida, transporta-se facilmente como porta-chaves.